Adjoint(e) à la traduction, Service de traduction

Sommaire du poste :
Sous la supervision de la directrice, Service de traduction, le (la) titulaire procure à cette dernière et à l’équipe du Service un soutien de haut niveau sur les plans suivants : organisation, planification, communication et tâches administratives. Premier point de contact des demandeurs, l’adjoint(e) à la traduction répond aux diverses demandes d’information. Le (la) titulaire répartit les demandes de traduction entre les membres de l’équipe, gère la base de textes traduits et veille au bon déroulement général des activités du Service. Il (elle) livre les textes traduits aux demandeurs et saisit les données de facturation.

Principales responsabilités :

• Planifier et gérer l’horaire de la directrice; planifier les réunions et aménager l’horaire en tenant compte des urgences et des situations délicates.

• S’entendre avec les demandeurs sur les modalités (confidentialité, format, tarif, échéance, etc.).
• Préparer les documents à traduire (vérification des documents de référence, instructions, prétraduction).
• Ouvrir les demandes de traduction, analyser les documents au moyen de divers outils, établir le calendrier de production et répartir les demandes entre les traductrices et les réviseures en fonction des échéances, des spécialités et des disponibilités.
• Attribuer les tâches de traduction et de révision aux membres de l’équipe.
• Suivre l’avancement des travaux dans la version personnalisée de Jira, l’outil de suivi des projets du Service de traduction.
• Donner la priorité aux demandes urgentes.
• Agir comme premier point de contact des demandeurs, des membres de l’équipe et des pigistes.
• Communiquer avec les pigistes, leur attribuer des tâches et gérer leurs factures.
• Livrer le texte traduit au demandeur et, au besoin, saisir les données de facturation.
• Nettoyer les fichiers pour bitextage et tenir à jour la base de bitextes.
• Organiser les réunions d’analyse rétrospective et de planification, et y participer activement.
• Épauler la directrice dans la recherche de solutions pour répondre aux besoins des demandeurs et du Service de traduction.
• Gérer les factures des pigistes, à savoir attester la conformité des services, s’assurer que les factures sont complètes et exactes, et veiller à la correction des erreurs au besoin.
• Concevoir et produire des rapports au besoin.
• Faire le suivi auprès des demandeurs, en toute autonomie, pour obtenir leurs données de facturation.
• Répondre aux questions des demandeurs sur la facturation et le paiement.
• À titre de principal point de contact, recevoir les demandes de renseignements provenant de l’extérieur de l’Université et guider les demandeurs vers les personnes-ressources appropriées.
• Comptabiliser les revenus et les dépenses du Service de traduction et s’assurer que tout concorde.
• Faire le suivi auprès des pigistes afin de s’assurer que les contrats qui leur ont été confiés sont menés conformément aux normes établies.
• Accomplir des tâches administratives (logistique, gestion de bureau, etc.) pour soutenir les membres de l’équipe dans leurs responsabilités quotidiennes.

Autres compétences et/ou aptitudes :

• Baccalauréat dans un domaine langagier ou études pertinentes
• Expérience de travail d’au moins trois ans dans des fonctions administratives, en coordination de projets de traduction, idéalement, ou en gestion de projets dans un domaine pertinent
• Excellente connaissance de la suite Office et d’Office 365
• Connaissance pratique du logiciel de gestion de projets Jira et du logiciel d’aide à la traduction LogiTerm, un atout
• Maîtrise du français et de l’anglais parlés et écrits
• Capacité à établir les priorités et à les revoir au gré des circonstances
• Capacité à mener de front plusieurs tâches et projets
• Bon esprit d’analyse
• Capacité à gérer la pression
• Bon esprit d’équipe
• Autonomie, rigueur, jugement et débrouillardise
• Entregent